El Departamento
de Banquetes
En un hotel, agencia de
festejos o centro de convenciones, los esfuerzos de las personas necesarias
para realizar la planificación,
organización y ejecución de un evento o
banquete, están divididos en tres áreas: área administrativa, área de
producción y área de servicios (ver organigrama).
1-Gerente
de Banquetes
Al Gerente de Banquetes le corresponde la responsabilidad máxima del
departamento y depende en jerarquía del Gerente de Operaciones y/o del Gerente
General del establecimiento de alojamiento turístico (hotel). Tiene la
responsabilidad de planificar, organizar y ofertar todos los servicios de
banquetes que ofrezca el establecimiento, por lo que el cargo requiere una condición de auténtico vendedor,
estableciendo una relación cordial y profesional con la clientela y con una
preocupación grande por la consecución del negocio dentro de los procedimientos
y normas establecidos por la Gerencia General del hotel. Para ejercer sus
funciones, cuenta con un equipo de personas que se distribuye entre las tres
áreas que conforman el Departamento, así como con el apoyo del subgerente de banquetes, quien tiene sus
mismas responsabilidades y lo suple en caso de ausencia.
Responsabilidades específicas del gerente de
Banquetes:
·
Conocer el ambiente
físico o arquitectura del hotel
en especial las áreas o salones para eventos y banquetes conociendo el aforo de los mismos y los diferentes montajes y decoraciones posibles.
·
Conocer el inventario actualizado y de su mantenimiento, los cuales indicarán cuáles se pueden
realizar o deberán alquilarse para cumplir con el cliente:
1. Mobiliario: mesas, sillas,
tarimas, tableros, toldos
2. Equipo: cocinas y bares
para banquetes, equipos de audio, etc.
3.
Materiales: cristalería, vajillas, cubertería y platería, cheffindish
·
Asesorarse con la Gerencia General en caso de eventos de carácter muy especial
solicitado por algún cliente antes de ser contratado y que pudiera comprometer
el prestigio o imagen del hotel.
·
Mantener un Manual de Banquetes que debe contener lo
siguiente:
1. Planos arquitectónicos de las áreas y salones para banquetes
2. Capacidad y montaje para diferentes clases de servicios
3. Álbum fotográfico de montajes, muestrarios, emplatados, exposiciones,
etc.
4. Lista de costos y precios de los
restaurantes y bares del hotel
5. Lista de costos y precios de venta para los banquetes para:
a. Coffe break
b. Desayunos, almuerzos y cenas
c. Bailes
d. Cenas cocktails
e. Buffets
6. Costos y precios de ventas de bebidas por botellas
7. Precios de descorches
8. Precios de alquiler de salones
9. Precios de alquiler de material y equipos (incluyendo complementarios)
10.
Lista y precios
de contratación para el personal
extra.
11. Lista y precios de los proveedores
12. Archivo de memorandos internos relacionados con instrucciones y/o
políticas del hotel
13.
Papelería de la Gerencia de Banquetes: modelos de cartas
(agradecimientos, recordatorios, aniversarios, ofertas de servicios),
formularios (ordenes de servicios, presupuestos, facturas).
·
Control
administrativo de los eventos:
1. Control de los eventos
2. Libro de Banquetes: “Reserva
de Salones”
3. Elaborar presupuestos de los eventos a solicitud del cliente
de forma inmediata.
4. Elaborar el Contrato según las normas y políticas de
créditos de la Gerencia, quien le indicará los límites mínimo y máximo para las
transacciones.
5. Elaborar las órdenes de servicio del evento para los otros departamentos
6. Contratación de
servicios externos (según la logística del evento): personal, equipo,
mobiliario, etc.
7. Supervisión general antes del inicio del evento
8. Supervisa la facturación de los eventos
·
Mantener relaciones
públicas con clientes habituales y/o tentativos.
·
Elaborar Informe
junto con el 1er. Maitre sobre la evaluación de los eventos.
·
Elaborar la carta
de agradecimiento incluyendo si existió alguna anomalía antes de la
reclamación del cliente.
·
Seguimiento, archivo y
control de eventos repetibles: institucionales – congresos,
convenciones, etc.
·
Organizar los eventos
promovidos por el hotel: fiestas de fin de año, carnaval, empleados,
aniversario del hotel, lanzamiento de un espectáculo.
·
Conocer los precios
de la competencia que permita sugerir a la Gerencia cambios de
estrategias.
·
Llevar el historial
de los eventos pasados y futuros, que se presentará a la Gerencia en
forma periódica.
·
Proponer a la Gerencia promociones comerciales para nuevas ideas o innovaciones y
no caer en la rutina.
2. El Área Administrativa
Se encarga de
comercializar, controlar y administrar los espacios (salones y otros) con que
cuenta el hotel para la realización de eventos especiales. Para ello, cuenta
con Ejecutiva(o)s de Ventas para Empresas que visitan las instituciones, tanto públicas como privadas,
para ofrecer los servicios. Sin embargo, por lo general, también atienden a las personas que se dirigen directamente al establecimiento
a solicitar los servicios, quienes casi siempre lo hacen para celebrar eventos
sociales.
Los ejecutivos de venta comercializan los espacios y
servicios que brinda el establecimiento y elaboran el presupuesto que se
discutirá con el cliente.
La Secretaria del Departamento, bajo la supervisión del
Gerente de Banquetes, reserva los espacios (salones) que han sido vendidos por
los Ejecutivos y bloquea la fecha y hora en que se va ha llevar a cabo el
evento, una vez que los solicitantes han depositado el treinta por ciento (30%)
o más según la política del hotel y las condiciones establecidas en el Contrato
de Servicio. Este Contrato de Servicio
especifica los términos en que se llevará a cabo la prestación del servicio e
incluye la Cotización –que se deriva del Presupuesto discutido entre la
Ejecutiva y el usuario– , la cual consiste en un resumen contentivo de los
servicios que se van a prestar y los montos respectivos.
Una vez que se
acerca la fecha de realización del evento, la Secretaria se encarga de elaborar
las órdenes de servicio y enviar la información a las
áreas de Producción y de Servicios, así como a los diferentes departamentos y
secciones del hotel involucrados en el evento, como por ejemplo:
Ama de Llaves: velará porque el salón o área del evento
esté debidamente limpio, a través de la Sección de Áreas Públicas; surte la
lencería necesaria y asigna personal para el mantenimiento de la limpieza de
los sanitarios.
Utilería (Steward):
se encarga del suministro de las
diferentes piezas de los cubiertos, loza y cristalería y otros accesorios;
provee la cantidad de hielo requerida y asigna el personal que se encargará del
depósito de útiles usados después del evento.
Mantenimiento: realiza los arreglos especiales de
electricidad, pintura, carpintería y en algunos casos luces, sonido, video.
Recepción: por medio de la Sección de
Uniformados o la de Concierge, de acuerdo a como se acostumbre, se
colocarán los avisos en las carteleras y la señalización del lugar donde se
realizará el evento con la hora y el nombre del mismo.
Bares: el Encargado o Supervisor será
el responsable de la preparación y, en ocasiones, del servicio de bebidas por
tragos y botellas; se encarga de la solicitud y/o devolución al almacén de las
bebidas que se utilizarán en el caso de que el usuario solicite al hotel no
solo el descorche sino el suministro del licor.
Caja Departamental: se
encargará de la facturación del banquete o evento; verifica que todos los
consumos estén debidamente registrados y, cuando la ocasión lo amerite, designa
cajero(s) para vender entradas o cobrar consumos.
Recursos Humanos: se ocupará de todo lo relativo a la
contratación y pago del personal extra (mesoneros y ayudantes) conjuntamente
con la Sección de Nómina.
Seguridad: prestará el servicio de seguridad y
vigilancia, previa notificación.
Compras: en el caso que se requiera adquirir
insumos o útiles especiales para el evento.
La Orden de Servicio es el instrumento de comunicación entre el área administrativa y las
áreas operativas.
De igual forma, la Secretaria prepara la lista de chequeo, instrumento
que garantizará hacer un seguimiento minucioso de todos los servicios (internos
y/o externos) contemplados para la realización del evento.
3. El Área de Producción
Tiene bajo su
responsabilidad elaborar los
alimentos que el cliente ha escogido de la extensa oferta de menús que se
encuentran elaborados. De acuerdo con las necesidades de los diferentes tipos
de banquetes, el servicio de alimentos puede ofrecer:
–Pasapalos fríos y
calientes
–Hors d`Oeuvres fríos y calientes
–Canapés
–Estaciones (mesas de
quesos, espejos y fuentes)
–Menú servido (desayuno,
brunch, almuerzo, cena)
–Buffet
–Pastelería y dulcería
–Refrigerios
–Coffee Breaks
La elaboración de
estos alimentos esta bajo la responsabilidad de la Brigada de Producción
encabezada por el Sous Chef de Banquetes.
3. El Área de Servicio
Es la ejecutora de gran
parte de lo convenido en el Contrato de Servicios. Su función principal es facilitar el consumo de toda la oferta
contenida en los menús de alimentos y bebidas que puede ofrecer el
Departamento, en un ambiente agradable e higiénico y con una adecuada
presentación.
La responsabilidad
de esta área recae sobre el Maitre de Banquetes:
·
Es el encargado de los salones para
banquetes o eventos
·
Ordena el arreglo de las áreas de acuerdo
con el plano del salón y con la orden de servicio.
·
Dirige la brigada
·
Contrata el personal extra requerido
·
Se encargará de coordinar su equipo de
trabajo para que realice las siguientes
actividades:
– El montaje del salón o área que se ha alquilado para llevar a cabo
el evento: lo realizan los montadores de salones de acuerdo con el plano suministrado y
bajo el control del Supervisor de Montaje de Salones, quien verificará que se
han colocado las sillas, mesas, tablones o mesas para buffet, estrados,
tarimas, pistas de baile, etc., de acuerdo con lo solicitado.
– El acondicionamiento de mesas y sillas, cubiertas con los
manteles, sobremanteles, servilletas y cubresillas, colocando las diferentes
piezas de cubiertos, loza y la cristalería; colocándole los manteles y faldones
a los tablones o mesas para buffet y a las mesas de las estaciones. Todas estas
labores serán realizadas por lo mesoneros, bajo la Supervisión del Capitán de
Mesoneros.
–
El servicio de alimentos y bebidas podrá
ser servido, en el caso de las bebidas, por trago, por medio de la bandeja, o
en botella colocada directamente en la mesa; para los alimentos, se podrá
emplear el servicio americano o el self service (buffet) que son los más
acostumbrados por su rapidez y menor exigencia de personal.
El Capitán de banquetes tiene la responsabilidad de:
·
Supervisar y dirigir el personal bajo su
mando
·
Supervisar y dirigir las tareas de arreglo
y montaje del salón
Los mesoneros son
responsables de todas las tareas inherentes a la
mise en place y de surtir y
atender a los participantes o invitados durante el servicio de alimentos y
bebidas de acuerdo con lo convenido con el cliente. Cuentan con ayudantes quienes los apoyan en la mise en place y en la atención del
público, pero con menor responsabilidad.
El Barman es
el responsable de la preparación de las diferentes bebidas alcohólicas, así
como del despacho de vinos y otras bebidas. Surte el bar y devuelve al depósito
las bebidas no consumidas.
El Supervisor de montaje de salones tiene bajo su
responsabilidad vigilar que la disposición del área del evento se realice en
consonancia con los términos acordados en la contratación. Para ello cuenta con
el Montador de Salones quien
se encarga de:
·
Transportar y colocar el mobiliario y equipo del
Departamento de Banquetes.
·
Realizar los montajes de los salones según las
órdenes de servicio.
·
Lavar, limpiar y cuidar el mobiliario y equipo de
banquetes.
·
Ayudar a los utileros en los procesos de limpieza.
·
Notificar cualquier falla que pueda existir en los
salones.
·
Ayudar a recoger la lencería limpia y sucia,
trasladándola al Departamento de Ama de Llaves.
Por su parte,
el Utilero
se encarga
de:
·
Transportar la loza, la cristalería, cubertería,
vajilla, menaje de servicio y de cocina, equipo y maquinaria menor.
·
Ayudar al montador de salones en transportar el
mobiliario de banquetes a los lugares indicados.
·
Recoger y transportar la lencería limpia y sucia de
los lugares indicados.
·
Lavar, secar y colocar la loza, cristalería,
cubertería, vajilla, menaje de servicio y de cocina y equipo y maquinaria
menor.
·
Limpiar el equipo de cocina, bares, offices y
similares.
·
Limpiar y lavar suelos, paredes y techos de las
áreas de trabajo del Departamento de Alimentos y Bebidas.
·
Seguir las instrucciones recibidas para el
manejo de la maquinaria y uso de detergentes.
